Hrozí vám Oracle audit? Dostali jste notifikační dopis?

Níže naleznete pár tipů, jak ho úspěšně absolvovat.

1. Připravte se, zdržujte, kupte si čas. Na emaily a urgence odpovídejte s velkým zpožděním. Nepospíchejte. Využijte klauzuli ze smlouvy „…Jakýkoli takovýto audit nesmí bezdůvodně zasahovat do Vašich běžných obchodních činností…“
2. Zapojte externího licenčního poradce a získejte co nejdříve přehled a svoji právní a licenční pozici
3. Chtějte podepsat vaší NDA v češtině než začne jakákoliv výměna informací
4. Určete jednu osobu. Pouze ona bude oprávněna za vás jednat.

Celý audit může probíhat měsíce až rok.

Co je Oracle licenční audit

Kdykoli nainstalujete program Oracle, ať už jako jednotlivec nebo jako společnost, souhlasíte s podmínkami licenční smlouvy. V minulosti se tato dohoda nazývala OLSA (smlouva o licencích a smlouvách o službách Oracle), dnes se však tato dohoda nazývá OMA (Oracle Master Agreement). Tyto dohody specifikují, za jakých podmínek smíte používat programy Oracle, ale také poskytnout Oracle oprávnění k provedení auditu.

Služba Oracle pro správu licencí (LMS) je interní oddělení v rámci společnosti Oracle, které obvykle provádí audity jménem společnosti Oracle Corporation. Společnost Oracle LMS je autorizována k provádění auditu licencí u koncových uživatelů a partnerů. V některých zemích však místní obchodní zástupci začnou sami prověřovat kontrolu licencí nebo přezkoumání licencí, obvykle tím, že je prodávají koncovým uživatelům službu “optimalizace licencí”.

Během auditu budete požádáni o dokončení přehledu v aplikaci Excel (Oracle Server Worksheet) s podrobnostmi o vaší IT infrastruktuře. Navíc můžete být vyzváni ke spouštění skriptů na vašich serverech nebo k provádění různých příkazů v různých softwarových programech. Dokončený přehled a výstupní protokolové soubory jsou vyžadovány k odeslání zpátky společnosti Oracle pro účely analýzy. Na závěr jsou výsledky analýzy formalizovány v závěrečné zprávě, v rámci které společnost Oracle sumarizuje váš stav a jeho soulad s pořízenými licencemi. Pokud souhlasíte s tím, že zaplatíte chybějící licence, abyste se stali „compliant”, postup obvykle končí.

Jaký je rozdíl mezi Oracle Assurance service a Oracle License Audit?

https://www.oracle.com/corporate/license-management-services/services.html

Dle naší zkušenosti žádný. Pokud dojde k nějakému nálezu tak zákazník musí chybějící licence dokoupit. Možná je Oracle více benevolentní, co se týče času a průběhu auditu, ale důsledky jsou prakticky stejné. Doporučujeme provést nezávislý Assessment od nezávislého poradce, jako je například společnost Solutia s.r.o. ještě před tím, než začne oficiální audit

Jak audit ORACLE LICENCÍ začíná?

Audit se spustí, jakmile obdržíte upozornění, ve kterém budete upozorněni, že jste byli vybráni k auditu licencí nebo ke kontrole licencí. Typicky se v emailu uvádí, které právnické osoby a které softwarové programy Oracle jsou zahrnuty do rozsahu auditu a jsou zasílány CIO nebo CFO

Jste požádáni o přidělení jediného kontaktního místa ve vaší organizaci, která bude působit jako koordinátor pro audit z vaší strany.

Většina zákazníků má v kontraktu následující klausuli:

Společnost Oracle je oprávněna provést kontrolu Vašeho užívání Programů na základě oznámení podaného 45 dní předem. Jste povinni poskytnout veškerou potřebnou součinnost společnosti Oracle požadovanou při takové kontrole a poskytovat odpovídající součinnost při přístupu k informacím….

Co se stane, pokud neodpovím do 45 dnů?

V zásadě se nic nestane. Oracle vás začne uhánět. Pošle další dopis, kde vás bude urgovat. Nemá to ale žádné negativní důsledky

Jak často můžeme audit očekávat?

Obvyklá praxe spočívá v tom, že každý koncový uživatel je v průměru auditován jednou za 5 let a více. Společnost Oracle uplatňuje tento postup “jednou 5 let”, protože Oracle také ví, že koncoví uživatelé obvykle obnovují hardware každé 3-4 roky. Vzhledem k tomu, že počet licencí potřebných k licencování softwaru Oracle závisí do značné míry na hardwaru, na kterém je software nasazen (zejména pro databázové a Middleware programy), je tento interval každých cca 5 let aplikován. Tento interval se samozřejmě může lišit v případě, že společnost Oracle očekává situaci nesplnění požadavků v dřívější fázi nebo v případě, že předchozí audit byl omezen na část softwarových programů nasazených ve vaší organizaci. Navíc tento interval může samozřejmě záviset i na množství auditorů dostupných v rámci jedné země a jejich místním pracovním zatížení.

Jak Oracle vybírá zákazníky na audit

Typickou odpovědí auditorů bude, že jste náhodně vybráni. V podstatě existují ovšem dva různé kanály, jejichž prostřednictvím jsou koncoví uživatelé typicky nominováni na Oracle License Audit: Oracle’s Sales Organization nebo Oracle License Management Services (LMS).

V případě, že váš obchodní zástupce společnosti Oracle získá pocit nebo má nějaké náznaky možného nesouladu, může vás jmenovat pro Oracle License Audit. Oddělení LMS poté posoudí požadavek, po kterém se rozhodne splnit nebo zamítnout žádost o provedení auditu.

Koncoví uživatelé se starými metrikami licence proto mají vyšší riziko nesouladu, a proto byli dříve vybráni pro audit licencí.

Nedávné fúze, akvizice a/nebo prodeje právnických osob obvykle vyžadují změnu softwarové licenční smlouvy, neboť tyto organizační změny obvykle vedou ke změně zavádění softwaru, a proto vyžadují změnu softwarových licenčních smluv. Ročně Oracle v ČR audituje asi 5 zákazníků.

Osm důvodů, proč je zákazník auditován Oraclem

1. Již dlouho jste nekoupili žádné licence a nemáte je v plánu ani nakupovat.
2. Jste pro Oracle velký a důležitý zákazník a nebyl u vás proveden audit více jako 5 let.
3. Používáte staré metriky, máte staré kontrakty. Starší metriky licence (např. Pojmenovaný uživatel, souběžné zařízení nebo univerzální jednotka) jež Oracle již několik let neprodává.
4. Používáte hojně virtualizaci a Oracle se to dověděl.
5. Oracle se dozvěděl, že jste obměňovali HW za modernější s více procesory a jádry.
6. Došlo k oddělení či spojení firem ve vašem holdingu.
7. Používáte Oracle EBS ale nemáte „pod nimi“ koupené FULL USE licence.
8. Otevřeli jste ticket u supportu na technologii, na kterou nemáte licenci, nebo jste popsali problém a vyzradili, že máte více uživatelů než licencí.

Kdo platí náklady na audit?

Podle podmínek licenční smlouvy nesete odpovědnost za jakékoli náklady, které vzniknou při spolupráci s auditem.

V případě, že se zjistí, že jste nevyhovující, musíte uhradit poplatky, které se vztahují na vaše používání těchto programů. V takovém případě se společnost Oracle bude vyžadovat, abyste v průběhu 30 dnů zakoupili příslušné licence a příslušné poplatky za údržbu podpory. Tyto poplatky jsou zpravidla účtovány bez dalších slev. V případě, že jste ochotni dokoupit další licence pro budoucí nasazení jiných programů Oracle, může být poskytnuta vyšší sleva.

Kromě licenčních poplatků a poplatků za support, které budete muset zaplatit, vám společnost Oracle zaúčtuje tzv. Poplatky za zpětnou podporu. Poplatky za zpětnou podporu jsou poplatky za podporu, které společnost Oracle “zmeškala” za období, ve kterém koncový uživatel neoprávněně využíval softwarové programy. Ty jsou vypočteny jako 22% čisté licenční ceny propuštěné zpět do data, kdy bylo zjištěno, že koncový uživatel využíval nevýhradní licence.

Mám instalovat skripty které mi Oracle poskytnul a spustit je na svém produkčním prostředí?

Ne. Podle doložky o auditu vašeho souhlasu “souhlasíte s tím, že spolupracujete s auditem společnosti Oracle a poskytnete přiměřenou pomoc a přístup k informacím. Jakýkoli takový audit nesmí bezdůvodně zasahovat do vašich běžných obchodních operací.“ Takže klauzule nestanoví, že jste povinni nainstalovat / nasadit skripty od společnosti Oracle nebo od některého z jejich dodavatelů ověřených nástrojů. Musíte však poskytnout přístup ke všem relevantním informacím. Pokud jste schopni poskytnout požadované informace jiným úplným a přesným způsobem, poskytnutí takových informací by mělo stačit.

Koncoví uživatelé však obvykle nejsou schopni poskytnout informace, které skripty od Oracle shromáždí, úplným a přesným způsobem, a proto stejně data získají pomocí skriptů LMS.

Oracle povoluje následující nástroje na získání dat o licencích:

https://www.oracle.com/corporate/license-management-services/tooling.html

1. In-House nástroje (Skripty od Oraclu, který je pravidelně aktualizuje, aby byly co nejpřesnější). Skripty shromažďují pouze informace o nasazení a použití o produktech Oracle, které jsou nainstalovány a / nebo použity ve vašem IT prostředí a prozatímní data o použití. Výstup těchto skriptů vyžaduje odborné znalosti od společnosti Oracle nebo specializované firmy, aby analyzovaly data a porovnaly je s existujícími smlouvami za účelem určení pozice v souladu s licencí.
2. Oracle Enterprise Manager, což je samostatný administrátorský nástroj, pomocí kterého se dají některá data získat
3. Nástroje 3. stran, jako je Flexera, Aspera, MicroFocus, iQuate, Lime Software

Jsme rozhodnuti si udělat vlastní audit

Z našich zkušeností pracujících s mnoha klienty jsme objevili zhruba 50 až 60 oblastí, které firmy často při auditu hlásily nepřesně.

Řada těchto oblastí zahrnuje:

1. Neschopnost rozpoznat historické nákupy (produkty zakoupené před 3 až 9 lety), které lze využít ke pokrytí současných nedostatků v licencích
2. Nesprávná aplikace licenčních metrik
3. Licence z fúzí a akvizic, které mohou být použity a mají například rozšířená práva použití v celém holdingu a tím pádem je můžete použít na pokrytí nedostatků
4. Neúplné a / nebo nepřesné porozumění, které produkty / komponenty jsou součástí některých licencí společnosti Oracle, které lze použít ke snížení současných nedostatků v licencích. (například práva Oracle pro omezené užívání databáze Enterprise Edition jsou součástí licencí Oracle Internet Application Server Enterprise Edition, práva k užívání Oracle Coherence jsou součástí licencí Oracle Web Logic Suite a mnoha dalších.)
5. Nesprávné výpočty požadovaného počtu licencí potřebných pro virtualizovaná prostředí, která závisí na použitých technologiích a jejich konfiguraci (např. IBM LPAR, VMware VSphere, kontejnery se zásobníkem Sun Solaris, Oracle VM atd.).
6. Nesprávné licencování programů Oracle nasazených v disaster recovery.
7. Nedodržení minimálního počtu licencí na procesor pro všechny servery, na kterých jsou nasazovány programy Oracle, včetně testovacích, vývojových a přijímacích prostředí.
8. Neúplné nebo nepřesné porozumění nainstalovaným použitým komponentům a funkcím (např. databázové options)

2. Jak se se vyhnout Oracle auditu

1. Dodejte Oracle pocit, že jste v souladu s licenční smlouvou
2. Požádejte seriózního partnera, aby vám provedl licenční assesment a můžete sdílet s Oracle, že takový „audit“ jste si nechali provést. Sami zároveň budete vědět, zdali máte licence v pořádku, kdyby náhodou začal oficiální audit tak budete připraveni
3. Pokud nakupujte pravidelně licence a máte s Oracle projekty = žádný audit. Jak bylo zmíněno výše, Oracle audit znatelně blokuje a oddaluje rozeběhnuté projekty na licence

3. Jak minimalizovat co nejvíce náklady na dokup licencí

Najmout si důvěryhodného a zkušeného partnera (například Solutia s.r.o.) a nechat si udělat revizi prostředí ještě před tím, než u vás audit začne

1. Chybějící licence dokoupit na „nový projekt“ a získat co možná nejlepší slevu. Argumentovat konkurencí, že k ní přejdete apod. abyste získali co nejlepší podmínky
2. Upravit architekturu, nastavit hard partitioning, aby vyhovovalo použití licencí
3. Upravit nastavení vitalizačního prostředí taky vyhovovalo licenčním potřebám
4. Odinstalovat a smazat nepotřebný SW na který nemám licenci (Stává se, že admin spustil jen jednou „option“ aby si ji vyzkoušel. Pak jí ale neodstranil a vy to budete muset tvrdě doplatit

4. Jak vám může konzultační partner Solutia s.r.o. pomoci

Obraťte se na nás a my vám pomůžeme

AUDIT – Příprava na audit a snížení rizik

Zapojte nás co nejdříve. Ideálně ještě před auditem.

Najdeme s vámi řešení jak být správně za licencován, jak přenastavit infrastrukru, jaké omezení provést, jak licence správně používat, jak je případně zrušit a jak vyjednat nejlepší komerční podmínky pro případný dokup licencí. Provedeme důkladnou licenční analýzu a doporučíme nejlepší řešení

Pokud již audit začal tak co nejdříve doporučujeme zapojit Solutia.

Nastavíme s vám strategii a poradíme jak se na audit připravit, jak ho oddálit, vysvětlit vám jaké máte práva vůči Oracle a jak celkově vyjít z auditu vítězně.

Jak audit protahovat a najít více času provést potřebné změny

OSTATNÍ – Seznam oblastí kde vám můžeme pomoci i mimo audit

1. Jak se auditu vyhnout, případně jak se na něj nejlépe připravit
2. Provést důkladnou analýzu využívání licencí pomocí vlastních SW nástrojů případně nástrojů třetích stran
3. Doporučení, co udělat abyste byli správně za licencováni. Jak nastavit Hard Partitioning a co Oracle považuje za Hard Partitioning a jak se Oracle licencuje ve virtualizovaném prostředí
4. Pomoci vám porozumět, jak se správně licencuje, jaké metriky se používají
5. Nastavit s vámi budoucí správnost za licencování a její kontrolu, aby byli stále v souladu s licenčními požadavky Oracle
6. Jak zrušit support na licencích které nepoužíváte, nebo nepotřebné licence kompletně zrušit
7. Na druhou stranu ale jak využít SW, která máte nakoupený a třeba nevyužíváte ale rádi byste ho využívali, jen nevíte „co umí“
8. Jak výrazně snížit poplatky za support – mnohdy se jedná o miliony korun ročně
9. A další tipy a triky ohledně Oracle licencování (ULA, PULA…), kontraktů a supportu