Výběr správného modelu licencí pro vaši firmu

Pokud jde o licencování řešení ITSM, pochopení různých typů dostupných licencí a výběr té správné může významně ovlivnit efektivitu a rozpočet vaší firmy.

Zatímco mnoho dodavatelů předplatného nabízí pouze pojmenované licence, někteří dodavatelé nabízejí také flexibilnější souběžnou licenci. Každý má své výhody a situace, ve kterých by mohl být lepší volbou.

Mnoho řešení SaaS používá pouze model licencování pojmenovaného uživatele, což může být pro některé organizace nákladné. Aby nabídli zákazníkům větší flexibilitu, někteří dodavatelé softwaru poskytují kromě pojmenovaného licencování souběžné licence.

Co jsou pojmenované uživatelské licence?

Licence pojmenovaného uživatele, známé také jako licence pro pevné uživatele, jsou přiděleny jednotlivcům, kteří plánují systém používat. Jakmile je licence přiřazena jednotlivci, může tuto licenci používat pro přístup k softwaru pouze tato osoba. Licence se považuje za spotřebovanou bez ohledu na to, zda tato osoba software používá či nikoli. Tento typ licence je vázán na identitu uživatele a vyžaduje jedinečné uživatelské jméno nebo ID.

Přidělením licencí konkrétním uživatelům mohou softwarové společnosti kontrolovat, kdo má přístup k jejich softwaru, a zabránit neoprávněnému použití. Tato úroveň kontroly pomáhá při kontrole rozpočtu a výdajů na software a zajištění souladu s licencí.

Pojmenované licence jsou jednoduchou a snadno spravovatelnou možností licencování pro organizace s dobře definovanou uživatelskou základnou. Poskytují jasný záznam o používání softwaru, což může pomoci zjednodušit správu licencí a zajistit soulad s licenčními smlouvami na software.

Výhody pojmenovaných licencí

Jmenované licence poskytují několik výhod, které z nich činí přesvědčivou volbu v konkrétních situacích.

• Personalizace a zabezpečení: Jelikož je licence vázána na konkrétního uživatele, lze ji přizpůsobit individuální roli a potřebám v rámci společnosti. To také přidává vrstvu zabezpečení, protože k softwaru mají přístup pouze registrovaní uživatelé.
• Jednoduchost správy:  Správa pojmenovaných licencí je přímočará, protože každá licence je spojena s konkrétním uživatelem. Sledování toho, kdo má k čemu přístup, je snazší.
• Soulad: Je snazší zajistit soulad se zásadami používání softwaru a licenčními smlouvami, protože alokace je jasná a jednoznačná.
• Cena: Ve srovnání s licencemi pro souběžné uživatele jsou pojmenované licence levnější.

Nevýhody pojmenovaných licencí

• Overlicensing: Organizace musí licencovat každého, kdo by mohl software používat, takže to může vést k tomu, že bude mít více licencí, než je skutečné použití. Například jste si zakoupili 100 pojmenovaných uživatelských licencí, ale zjistíte, že jich používáte pouze 75.
• Příležitostní uživatelé: Příležitostný uživatel, jako je dodavatel nebo poskytovatel služeb, který vyžaduje občasný přístup k softwaru, bude stále potřebovat pojmenovanou licenci bez ohledu na to, kolikrát se přihlásí.
• Pracovníci ve směnách: Pokud máte zaměstnance, kteří přistupují k vašemu řešení v různých směnách, musíte licencovat uživatele ve všech směnách.
• Administrace: Pojmenované licence vyžadují přerozdělení uživatelů tak, jak přicházejí a odcházejí. Někteří dodavatelé také omezují, kolikrát lze pojmenovanou licenci přerozdělit.
• Podlicencování: Většina dodavatelů softwaru, kteří licencují své produkty jmenovanými uživateli, vás neomezuje v přístupu k jejich softwaru bez skutečné licence. Bez pečlivého sledování využití však můžete systém používat více uživatelů, než pro které máte licence. Prodejce obvykle provede „true up“ vašich licencí, aby odpovídal počtu uživatelů, kteří software za dané období používali.

Ideální případy použití

• Podniky, jejichž zaměstnanci potřebují zaručený přístup k softwaru za všech okolností.
• Prostředí, ve kterých je používání softwaru silně integrováno do každodenních pracovních postupů jednotlivých uživatelů.
• Organizace se stabilní nebo pomalu se měnící strukturou týmu.

Co jsou licence pro souběžné uživatele?

Licence pro souběžné uživatele, známé také jako „plovoucí“ uživatelské licence, jsou sdíleny skupinou uživatelů a nabízejí dynamičtější a flexibilnější model. Tyto licence omezují spíše počet současných uživatelů než celkový počet uživatelů. Společnost si například může zakoupit 10 souběžných licencí, které může používat kterýkoli zaměstnanec, ale software může používat pouze 10 lidí současně.

Výhody souběžných licencí

• Efektivita nákladů: Tento model může být ekonomičtější, zvláště pokud všichni uživatelé nepotřebují software současně. Místo individuálního přístupu platíte za maximální využití.
• Flexibilita: Souběžné licence nabízejí flexibilitu v dynamickém pracovním prostředí, ve kterém mohou různí uživatelé potřebovat přístup k softwaru v různou dobu.
• Maximalizované zdroje: Tyto umožňují efektivní využití softwarových licencí na základě kolísavých požadavků podniku.

Nevýhody souběžných licencí

• Pochopení počtu souběžných licencí může být složitý úkol a vyžaduje neustálé sledování, aby bylo možné určit maximální souběžné využití.
• Souběžné licence obvykle brání uživatelům v přístupu k softwaru po dosažení maximálního počtu souběžných uživatelů.

Ideální případy použití

• Společnosti se zaměstnanci, kteří používají software přerušovaně nebo na směny.
• Organizace, kde je software potřebný pro specifické úkoly, které se nevyskytují denně.
• Pracovní prostředí s vysokou fluktuací zaměstnanců nebo proměnlivými požadavky na projekty.
• Organizace, které musí rozšířit využití do dalších oblastí.

Jak vypočítat počet souběžných uživatelů

Neexistuje žádný univerzální vzorec pro určení počtu souběžných uživatelů. Může se lišit v závislosti na způsobech používání vaší organizace. Některé organizace mohou spadat do poměru 3:1 – což znamená jednu licenci na každé tři uživatele – ale můžete mít vyšší nebo nižší poměry na základě vzorců používání a špičkové aktivity. Je běžné zahrnout do výpočtu vyrovnávací paměť jako ochranu.

Příklad výpočtu licence

Zde je příklad výpočtu napříč pojmenovanými versus souběžnými licencemi:

Organizace licencuje novou platformu pro správu IT služeb SaaS. Rozdělení uživatelů v rámci organizace je:

Celkový počet lidí v IT: 1 000.

Servisní pult: 25 uživatelů ve třech směnách.

• Ranní směna: 10 uživatelů.
• Odpolední směna: 10 uživatelů.
• Noční směna: 5 uživatelů.

Změna manažera: 20.

Správci aktiv: 5.

Externí poradci: 20.

Řízení HR služeb: 10.

Tyto licence pro souběžné uživatele nejsou omezeny na konkrétní roli a mohou je používat všichni uživatelé až do maximálního počtu 24 souběžných uživatelů.

Je třeba poznamenat, že organizace se může rozhodnout pro kombinaci pojmenovaných a souběžných licencí.

Určení nejvhodnějšího modelu pro vaši organizaci

Rozhodování mezi pojmenovanými a souběžnými licencemi často spočívá v analýze konkrétních potřeb vaší organizace:

• Vyhodnoťte vzorce používání: Zjistěte, jak často a předvídatelně váš tým používá software. Pojmenované licence jsou lepší pro neustálé každodenní používání, zatímco souběžné licence jsou ideální pro příležitostný přístup.
• Zvažte rozpočtová omezení: Pokud vás rozpočet znepokojuje, vyhodnoťte dopady na náklady každého typu licencování na základě vašich vzorců používání.
• Vyhodnoťte administrativní režii: Zvažte snadnost správy každého typu licence z hlediska režie IT a dodržování předpisů.

Pojmenované a souběžné licencování poskytují organizacím zvýšenou flexibilitu a mnozí se rozhodnou používat oba typy současně. Rozhodnutí mezi pojmenovanými a souběžnými licencemi závisí na podnikových operacích a potřebách softwaru. Pečlivé zvážení těchto faktorů vám umožní vybrat model licencování, který vyhovuje vašemu rozpočtu, zvyšuje produktivitu týmu a je v souladu s vašimi provozními pracovními postupy.

Ivanti nabízí souběžné a jmenné licenční přístupy. Zjistěte více o flexibilních možnostech správy služeb Ivanti. Pro rychlejší získání informací nás neváhejte kontaktovat.

Zdroj: Ivanti